Kopírování kontaktu z GALu do Contacts

Firemní adresář Global Address List (GAL) je spravovaný poštovním Exchange serverem a obsahuje informace z Active Directory. Nachází se zde všechny zveřejněné firemní emailové adresy (to znamená uživatelé, kontakty, distribuční skupiny, veřejné složky a zdroje). Běžné synchronizační nástroje (například pro přenos kontaktů do telefonu) nedovolují synchronizovat GAL, ale pouze lokální složky s kontakty. Proto můžeme provést zkopírování kontaktu z GALu do složky Contacts.

• v horním menu na záložce Home zvolíme Address Book
• vybereme kontakty, které chceme kopírovat (může jich být více pomocí Ctrl nebo Shift)
• použijeme menu File – Add to Contacts nebo pravé tlačítko myši a Add to Contacts z kontextového menu
• pokud jsme vybrali více kontaktů, tak se rovnou zkopírují se všemi detaily
• pokud jsme vybrali jeden, tak se zobrazí detail kontaktu, můžeme provést změny, a pak klikneme na Save & Close

Synchronizace údajů z GALu do Contacts

MS Outlook 2010 obsahuje řadu nových funkcí a hodně se soustředí na získávání informací z různých sociálních a komunitních sítí. Snahou je, aby poskytoval co nejvíce relevantních informací k uživatelům, s kterými komunikujeme. Defaultním zdrojem informací (v doménovém prostředí) je adresář Active Directory, který může obsahovat kontaktní informace (jako různá telefonní čísla), organizační informace (zařazení v organizační struktuře firmy, pracovní pozice, nadřízenost) a také třeba fotografii zaměstnance. Tyto údaje jsou standardně obsaženy v GALu (pokud jsou v AD zadány).

Jak bylo zmíněno v předchozí kapitole, tak údaje v GALu se špatně synchronizují s dalším zařízením. Proto Outlook 2010 přichází s funkcí synchronizace údajů z GALu do lokálních kontaktů ve složce Contacts. Tato synchronizace je jednosměrná, defaultně povolená a synchronizuje pouze kontakty, které již ve složce Contacts existují, a které mají shodnou SMTP adresu (email). Takto se nám může automaticky synchronizovat třeba změna telefonního čísla kolegy, kterého již máme v kontaktech, nebo přidání jeho fotografie. Aktuální údaje pak můžeme synchronizovat s mobilním telefonem.

Řízení synchronizace

Pokud nám nevyhovuje automatická synchronizace, můžeme si nastavit potvrzování změn nebo synchronizaci úplně vypnout. Využívá se Outlook Social Connector (People Pane).

• v horním menu přepneme na záložku View
• v sekci People Pane klikneme na People Pane a zvolíme Account Settings…
• dole klikneme na tlačítko Settings…
• zde si můžeme vybrat, zda se má před updatem kontaktu Outlook dotázat, updatovat automaticky nebo aktualizaci vypnout
• klikneme OK a Finish
• můžeme dostat varování, že měníme nastavení bez vytvoření účtu sociální služby, to můžeme v klidu ignorovat

Nastavení pomocí Group Policy

Možnosti nastavení pomocí Group Policy nebo upravené instalace MS Office pomocí Office Customization Tool (OCT) popisuje článek Disable global address list synchronization for Outlook 2010.