Jak si poradit s tím, když omylem smažeme nějakou emailovou zprávu v programu MS Outlook ze sady MS Office. Několik jednoduchých rad, které v mnoha případech pomohou. Doplněno o informace pro verzi 2007.

Článek shrnuje řadu možných postupů, jak vyřešit jeden specifický problém. Jedná se však o značně obecné postupy, takže se dají využít i v řadě jiných situací. Problém spočívá v tom, že při každém zapnutí Outlooku se zobrazí okno Reminder, v kterém je stále jedna událost. Její čas provedení (Due in) je nyní (now). Tato událost nejde zrušit (Dismiss). Na tento problém jsem narazil nyní, na kombinaci Exchange server 2007 a Outlook 2007, ale již i dříve na Exchange server 2003 a Outlook 2003.

Již od Windows Server 2000 jsou součástí MS Active Directory (AD) atributy pro uložení obrázku (fotografie) k uživatelskému účtu. Tyto údaje můžeme využít v některých aplikacích (třeba Instant Messaging), které načítají údaje o uživatelích z AD. A hodí se, pokud používáme adresář pro personální data. Nově jsou fotografie z AD podporovány v MS Outlook 2010. Vkládání obrázků do AD není složité, ale existují různé možnosti, které si zde popíšeme.

Hlavně pro synchronizaci kontaktů do mobilního telefonu se může hodit přenést některé firemní kontakty z GALu mezi své osobní kontakty. Navíc Outlook 2010 podporuje v GAL kontaktech informace z Active Directory, které mohou zahrnovat také fotografie uživatelů.

V určité situaci se může stát, že Outlook požaduje zadání hesla pro připojení k poštovní schránce, a i když zvolíte uložit heslo, tak po každém restartu počítače je vyžadováno znovu. Způsobeno to může být uložením credentials do Windows.

MS Outlook nabízí mnoho nástrojů pro efektivnější práci s elektronickou poštou. Jedním ze základních nástrojů jsou Rules & Alerts (Pravidla a Oznámení). Věřím, že je to nástroj, který využije každý a kdo jej nezná, tak doporučuji seznámení s následujícími řádky.

Téměř každý denně používá emaily. Nevýhoda elektronických zpráv je, že se ve většině případů šíří po internetu naprosto otevřeně (jinak řečeno čitelně). Bezpečnostním řešením je nějaký způsob šifrování, buď provozu, nebo jednotlivých zpráv. My se lehce podíváme na šifrování vybraných zprávy tak, jak je běžné ve firemním prostředí. Budeme uvažovat, že každý uživatel má svůj šifrovací certifikát uložený na čipové kartě (smartcard). Hlavní náplň se věnuje nejčastějším problémům a jejich řešení.

Od té doby, co jsme ve firmě přešli na Office 2010, tak se začal objevovat problém s odesláním některých zpráv. Uživatel dostane zpět NDR (Non Delivery Report) s textem K odeslání tomuto adresátovi nelze použít žádný e-mailový účet, který máte k dispozici. Nejčastěji tento problém vznikne při kopírování adresy, nebo vytvoření zprávy kliknutím na adresu, ve Wordu nebo uvnitř zprávy v Outlooku.

Pár poznámek k oblastem souvisejícím s aplikací Microsoft Outlook, na které často naráží moji uživatelé. Lehce se podíváme na Junk E-mail Filter, tedy nevyžádanou poštu. Na autentizaci k Outlooku ve firemním prostředí a možné situace, kdy se zobrazuje autentizační dialog.

Určitě se může často stát, že omylem smažeme nějakou položku, jedno jestli se jedná o email, kontakt či událost v kalendáři, a potřebujeme ji získat zpět. Ve firemním prostředí se provádí pravidelné zálohy dat na serveru, ale obnova třeba i jen jedné položky, je často časově i organizačně náročná. Přitom smazané položky ještě určitou dobu (standardně 14 dní) zůstávají a je možné je klientsky obnovit.

Řešil jsem různé chování plánování schůzek do Outlook kalendáře (s účtem na Exchange serveru) v různých prostředích. Nepřišel jsem na to, co tento problém způsobuje, ale shromáždil jsem různé informace ohledně fungování událostí a schůzek a využití formátu iCalendar. Uvedu zde tyto poznámky, které bohužel nejsou komplexní. Detailní informace o fungování a zpracování schůzek na straně Exchange serveru jsem nikde nenalezl.

Webové rozhraní, pro přístup k poště na Exchange serveru, se dříve jmenovalo Outlook Web App (OWA) a ještě před tím Outlook Web Access. Od Exchange Server 2016 bylo přejmenováno na Outlook on the web, ale stále se běžně uživá zkratka OWA. Mělo by být intuitivní a shodné jako aplikace Outlook (asi záleží na úhlu pohledu). Řada věcí se změnila a nevím, zda v každém případě k lepšímu.

V aplikaci Outlook můžeme plánovat schůzky v místnostech, které vytvoříme jako speciální objekt (Resource). Můžeme také využít vyhledávání volných místností Room Finder. Na Exchange serveru můžeme připravit seznamy místností Room List.

Běžně spravuje distribuční skupiny administrátor pomocí Active Directory Users and Computers, PowerShell či Exchange Admin Center. U distribučních skupin můžeme nastavit jejich vlastníka a ten pak může přidávat či odebírat členy pomocí MS Outlook. Celé je to jednoduché, ale když to zkoušíme poprvé, tak můžeme dostat chybu. Je pak třeba udělat zásah (povolení) na Exchange serveru.