www.SAMURAJ-cz.com 

21.07.2019 Vítězslav Translate to English by Google     VÍTEJTE V MÉM SVĚTĚ

Články

Outlook kalendář hledání volné zasedačky

Úterý, 25.06.2019 12:21 | Samuraj - Petr Bouška |
V aplikaci Outlook můžeme plánovat schůzky v místnostech, které vytvoříme jako speciální objekt (Resource). Můžeme také využít vyhledávání volných místností Room Finder. Na Exchange serveru můžeme připravit seznamy místností Room List.

kalendáři MS Outlook můžeme vytvářet události (Appointment) a schůzky (Meeting). Schůzka se liší tím, že jsou přizvány další osoby - účastníci (Attendees) nebo zdroje (Resources). Ten, kdo ji vytváří, je organizátor (Organizer).

Když plánujeme událost do zasedačky, tak jde vždy o schůzku (Meeting).

Vytvoření schůzky

  • v kalendáři označíme čas
  • klikneme na tlačítko New Meeting

 Alternativně můžeme vytvořit událost a tu změnit na schůzku

  • v kalendáři dvojklikneme na čas
  • nebo označíme čas a klikneme na tlačítko New Appointment
  • ve vytvořené události klikneme na tlačítko Invite Attendees
  • tím se změnila schůzka na událost

Při plánování můžeme využít nástroj Pomocník pro plánování (Scheduling Assistant) a Vyhledávání místností (Room Finder) pro schůzky. Vyhledávání místností nám pomůže najít volnou zasedačku v daném termínu či jiný volný termín.

Vytvoření Room List na Exchange serveru

Dokumentace Create a room list.

Abychom lépe využili Room Finder, tak můžeme na Exchange serveru připravit různé seznamy místností či dalších zdrojů, označují se jako Room List. Seznamy vytváříme jako Room List Distribution Groups, což je speciální typ distribuční skupiny, do kterých vložíme jednotlivé objekty (zasedačky).

Room List Distribution Group můžeme vytvořit pouze pomocí Exchange Management Shell (nelze v Exchange Admin Center, tam tyto skupiny vůbec nevidíme).

New-DistributionGroup -Name Zasedacky -DisplayName "Zasedačky" -OrganizationalUnit "firma.local/Rooms" -RoomList

Vypsat všechny existující Room List můžeme příkazem:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails roomlist

Jednotlivé zdroje (zasedačky) můžeme do skupiny přidat pomocí EMS nebo jednoduše v Active Directory Users and Computers (ADUC)

Hledání volné zasedačky v seznamu

  • když vytváříme novou schůzku, tak bychom v pravé části měli vidět Room Finder, případně na liště je tlačítko pro zapnutí/vypnutí (u události toto není)
  • v seznamu Show a room list můžeme vybrat připravené seznamy z Exchnage serveru
Outlook kalendář 1
  • pod seznamem se nám zobrazí, které místnosti jsou volné pro daný termín, níže se nabízí další možné časy
Outlook kalendář 2
  • v seznamu vybereme zasedačku a ta se vloží jako účastník schůzky

Hledání volné zasedačky z ručně vybraných

Alternativně si můžeme vybrat pouze určité zasedačky (či jiné zdroje) a z nich se budou nabízet volné termíny.

  • když vytváříme novou schůzku, tak vedle Location je tlačítko Rooms (pokud jsme přepnuti na Scheduling Assistant, tak je dole tlačítko Add Rooms)
Outlook kalendář 3
  • tím se nám nabídne seznam, který obsahuje pouze objekty typu místnost
  • vybereme požadované zasedačky (musí se vložit na dolní řádek Rooms) a potvrdíme OK
  • nyní se vpravo v Room Finder nabízí pouze zvolené zasedačky (a seznam Custom)
Outlook kalendář 4
  • klikneme na požadovanou (případně změníme čas) a ostatní se odstraní z účastníků schůzky
zobrazeno: 316krát | Komentáře [0]

Autor:

Související články:

Outlook

Články týkající se poštovního klienta od Microsoftu. Počínaje verzí Outlook 2003, přes Outlook 2007, současný Outlook 2010 a v budoucnu určitě i dále.

Microsoft Exchange

Jednou částí mé práce je administrace poštovního serveru od firmy Microsoft, tedy Exchange Serveru. Články začínají u verze 2003 a jak jde čas, tak pokračují dále.

Pokud se Vám článek líbil, tak mne potěšíte, když uložíte odkaz na některý server:

Pokud se chcete vyjádřit k tomuto článku, využijte komentáře níže.

Komentáře

Zatím tento záznam nikdo nekomentoval.

Přidat komentář

Vložit tag: strong em link

Vložit smajlík: :-) ;-) :-( :-O


Ochrana proti SPAMu, zdejte následující čtyři znaky image code

Nápověda:
  • maximální délka komentáře je 2000 znaků
  • HTML tagy nejsou povoleny (budou odstraněny), použít se mohou pouze speciální tagy (jsou uvedeny nad vstupním polem)
  • nový řádek (ENTER) ukončí odstavec a začne nový
  • pokud odpovídáte na jiný komentář, vložte na začátek odstavce (řádku) číslo komentáře v hranatých závorkách